Verwaltung betrieblicher Vorgänge mit Borgapak
Borgapak gibt Ihnen alle benötigten Funktionen und Programmteile für die tägliche Auftragsabwicklung an die Hand. Angefangen beim Einkauf können Sie bequem Bestellungen für Lieferanten anlegen und diese in einen Wareneingang und weiterführend in eine Eingangsrechnung übergeben. Sie können sich mit dem Programmteil "Vorhandene Belege" alle Vorgänge, egal ob Bestellungen, Lieferscheine oder Eingangsrechnungen ganz bequem anzeigen lassen und haben so alles im Blick.
Selbstverständlich gibt es diese Möglichkeiten auch im Bereich Verkauf. Kundenanfragen, Angebote, Lieferscheine und Kundenrechnungen genauso wie Kundenreklamationen bzw. Gutschriften - Mit Borgapak haben Sie alles im Griff.
Ein großer Vorteil ist die Mehrbenutzerfähigkeit - alle Benutzer sind in der Lage alle, sich sämtliche Vorgänge anzeigen zu lassen und weiterzubearbeiten.
Bereich Einkauf
Bestellungen anlegen und verwalten
Eine Bestellung anzulegen ist keine große Sache - Sie müssen nur den vorher angelgten Lieferanten auswählen, die entsprechenden Felder wie "Unser Zeichen", "Angebot" etc. ausfüllen und können im nächsten Schritt zu den Positionen wechseln. Hier werden noch die gewünschten Artikel mit gewünschter Menge eingepflegt - fertig.
Sobald die Ware geliefert wird, kann anhand der Bestellung geprüft werden, ob auch alles geliefert wurde und übergibt die Bestellung dann in einen Wareneingang. Nicht gelieferte Artikel können im Wareneingang gleich als Fehlmenge hinterlegt werden.
Wareneingang anlegen und verwalten
Wird neue Ware geliefert, kann natürlich auch ein Wareneingang angelegt werden um Ware in Borgapak zu erfassen. Wenn es eine Bestellung gab, ist nichts weiter zu tun als die Lieferung zu prüfen und die Bestellung in einen Wareneingang zu übergeben. Hierbei kann der Lieferschein des Lieferanten mit angegeben werden.
Es ist auch möglich einen Wareneingang ohne vorherige Bestellung anzulegen, sodass der Arbeitsaufwand gering gaehalten werden kann.
Eingangsrechnungen verwalten
Ausgehend von unserer getätigten Bestellung und dem verbuchten Wareneingang können wir uns nun der Rechnung unseres Lieferanten widmen. Der Lieferant ist bereits mit allen notwendigen Daten (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung usw.) im Programm hinterlegt, sodass wir nun nichts weiter tun müssen als den Wareneingang in eine Eingangsrechnung zu übergeben und diese zu speichern. Somit steht diese Rechnung auch dem Zahlprogramm zur verfügung. Natürlich können Rechnungen auch an eine externe Finanzbuchhaltung (z.B. Datev oder Lexware) übergeben werden.
Bereich Verkauf
Angebote anlegen und weiterverarbeiten
Nichts ist so wichtig wie ein Angebot für potenzielle Kunden auf deren Basis ein Auftrag meist est zustandekommt. Um ein Angebot in Borgapak anzulegen wählen Sie im Menü "Verkauf" den Punkt "Angebot" und können sofort starten. Sie brauchen nur noch den Kunden auswählen und alle benötigten Felder mit den entsprechenden Daten zu pflegen. Nachdem das getan ist wechseln Sie zu den Positionen um die gewünschten Artikel zu hinterlegen - fertig.
Hat Ihr Kunde das Angebot erhalten und akzeptiert, können Sie das Angebot direkt in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung übergeben und den Auftrag somit ausführen bzw. abschließen.
Aufträge anlegen und weiterverarbeiten
Jetzt wird es Zeit Kundenaufträge anzulegen. Dazu gehen wir ins Menü "Verkauf" und wählen dort den Punkt "Auftrag". Hier haben wir nun die Möglichkeit für einen bereits angelegten Kunden einen Auftrag zu erfassen. Ähnlich wie beim Erfassen eines Angebots, werden auch hier die benötigten Felder mit entsprechenden Daten gepflegt und daraufhin zu den Positionen gewechselt um alle benötigten Artikel oder Dienstleistungen zu erfassen. Sind alle Daten erfasst können Sie dem Kunden die Auftragsbestätigung bequem per Mail oder Fax zukommen lassen. Ein Auftrag kann bei zur weiteren Verarbeitung in einen Lieferschein oder auch gleich in eine Kundenrechnung übergeben werden - dies bleibt dem Benutzer überlassen.
Gibt es bereits ein Angebot für den Kunden, kann dieses einfach in einen Auftrag übergeben werden, sodass der Auftrag nicht manuell erfasst werden muss.
Lieferscheine anlegen und weiterverarbeiten
Nachdem wir ein Angebot angelegt und dieses in einen Auftrag übergeben haben, erstellen wir nun den entsprechenden Lieferschein. Wir gehen davon aus, dass der Kunde seine Ware geliefert bekommt und benötigen deshalb auch einen entsprechenden Lieferschein. Dazu öffnen wir einfach den Auftrag für den Kunden und können diesen nach Prüfung der Positionen ganz einfach in einen Lieferschein übergeben - fertig. Natürlich können auch Teilmengen übergeben werden.
Es ist nicht zwingend nötig diese Belege alle zu nutzen, selbstverständlich kann auch ohne diese Belege eine Rechnung geschrieben werden.
Rechnungen erstellen
Kommen wir zum wichtigsten Beleg in jedem Unternehmen - der Rechnung. Auch hier besteht wieder die Möglichkeit einer Übergabe aus vorherigen Belegen wie Angebot, Auftrag oder Lieferschein zu machen. Dies ist jedoch nicht zwingend. Die Rechnung kann auch ohne "Vorbelege" erstellt werden. Dazu wird einfach der Kunde ausgewählt und wieder die Postionen mit entsprechender Menge und Preisen erfasst. Ist dies getan, kann die Rechnung gedruckt werden und erscheint somit in den offenen Posten, bis sie als bezahlt markiert wird.